Continuïteit verenigingstaken WAAG

geplaatst in: Geen categorie | 0

Aan de vrijwilligers van WAAG en andere betrokkenen,

Als bestuur van WAAG willen we jullie informeren over de ontwikkelingen bij het WAAG bestuur: het gaat om veranderingen in de samenstelling en de bezetting van het bestuur, over het idee dat is ontstaan om de verenigingstaken anders te organiseren, een uitwerking van dat idee en afsluitend een oproep aan jullie om te overwegen of je een taak op je zou willen nemen. N.B. Verenigingstaken zijn alle activiteiten buiten de wekelijkse sporturen. De oproep is bestemd voor de vrijwilligers en allen, die nauw betrokken zijn bij de WAAG activiteiten, zoals begeleiders en/of ouders van deelnemers.

Wat is de situatie van het bestuur bij WAAG?

De voorzitter van het bestuur (Bram) zal het bestuur na een periode van 12 jaar dit jaar verlaten. Veel taken die nu door hem worden gedaan, moeten worden overgenomen. Van de opvolger die zich inmiddels wel heeft gemeld, mag niet verwacht worden dat zij alle taken overneemt. Daarnaast is de penningmeester (Wim) niet beschikbaar voor een tweede termijn. Ook zijn er al langere tijd niet vervulde vacatures zoals die van secretaris/ interne communicatie. De huidige situatie, dat weinigen veel doen is in de loop der jaren zo gegroeid. Vroeger toen het bestuur meer leden telde, waren de taken over veel meer mensen verdeeld. 

Overigens is het nu wel zo dat ook vrijwilligers buiten het bestuur op verschillende gebieden verenigingstaken verrichten. Zo wordt  het blad Gewaagd door een groep vrijwilligers uitgebracht (het verzamelen van kopij, de redactie, het verspreiden van het blad, de elektronische versie) en wordt al jarenlang de ondersteuning vanuit WAAG voor de Jan Jansen Classic georganiseerd. Maar ook hier is versterking nodig met name bij de bezorging van Gewaagd (Ede en Wageningen). Ook bij het organiseren van de feesten zijn er enkele vrijwilligers actief en ook daar is nu versterking nodig. 

Conclusie: de continuïteit van de verenigingstaken is in gevaar vanwege een dreigende onderbezetting in het tweede kwartaal van dit jaar.

Idee om de verenigingstaken anders te organiseren.

Het idee is nu om de verenigingstaken weer (zoals vroeger) op te delen in een aantal beperkte deelgebieden en zo de drempel om mee te doen, te verkleinen. Want het is beter om de eigen vrijwilligers en andere nauw betrokkenen te vragen er iets bij te doen dan te proberen  mensen van buiten te vinden die op relatief grote afstand van de vereniging en de activiteiten staan.

Immers:

  • De vrijwilligers en betrokkenen bij WAAG kennen de club en herkennen het belang van de verenigingstaken;
  • door de diversiteit  en afbakening van taken wordt het gemakkelijker een groter aantal vrijwilligers bij de Vereniging te betrekken;
  • De afstand tussen de groepen en het bestuur is bij voorkeur klein.

Uitwerking van de verenigingsstaken

We zien de volgende clusters van taken: 

  1. Interne communicatie (b)
  2. P.R., website en sociale media
  3. Financiën (b)
  4. Ledenadministratie (b)
  5. Werving vrijwilligers
  6. Organiseren van feesten en andere verenigingsactiviteiten
  7. Coördinatie van bestuurstaken en externe vertegenwoordiging (b)

*N.B. de (b) geeft aan dat deze taak als lid van het WAAG bestuur wordt verricht. 

Interne Communicatie (1): deze taak bestaat uit afhandelen van het mailverkeer dat we als vereniging onderhouden. Dat varieert van het doorsturen van facturen aan de penningmeester, beantwoorden of doorsturen van vragen over sporten bij WAAG, doorsturen van cursusinformatie van het vrijwilligerscentrum, invullen van landelijk enquêtes (2 per jaar). Verder het eens per week ophalen van de post bij Jan Linders aan de Geertjesweg, telefonische beschikbaarheid (op af te spreken tijdsblokken) en het deelnemen aan ca 6 bijeenkomsten per jaar van het bestuur. 

PR, website en sociale media (2): Deze taak bestaat uit het actueel houden van de website door nieuwsberichten en de verenigingsagenda op te nemen. De content komt van coördinatoren, bestuur, andere vrijwilligers of op eigen initiatief. Verder is er regelmatig afstemming met de interne communicatie. Folderbeheer en vertegenwoordiging van de club op open dagen zoals bij het begin van het studiejaar en Molenmarkt.

Financiën (3): deze taak bestaat uit het verrichten van betalingen, het bijhouden van de boekhouding, het maken van een jaarlijkse begroting en jaarrekening, het periodiek rapporteren over de financiële stand van zaken. Het doen van betalingen is gekoppeld aan de verantwoordelijkheid over de bankrekening. Tevens bewaking van de liquiditeit. Activiteiten voor de inkomstenverwerving: op aangeven van de ledenadministratie de contributieheffing, aanschrijven van de donateurs, de adverteerders. Verder het doen van subsidieaanvragen bij gemeenten en bepaalde Stichtingen. Het afhandelen van vragen over contributie. Je neemt deel aan de jaarlijks 6 bijeenkomsten van het bestuur.

Ledenadministratie (4): deze taak bestaat uit het actueel houden van het ledenbestand in het Davilex programma. Door het jaar heen zeggen leden (zowel deelnemers als vrijwilligers) hun lidmaatschap op, melden zich aan als lid of veranderen hun gegevens (adres, betaalmachtiging). Tevens het aanmelden van nieuwe vrijwilligers voor de Verklaring Omtrent Gedrag. Een goede ledenadministratie is het visitekaartje van de vereniging.

Werving vrijwilligers (5): deze taak heeft als doel de groepen te ondersteunen door zo mogelijk tijdig vacatures te melden op basis van de informatie uit de groepen. Vacatures kunnen zelfstandig worden geplaatst op de site van het Vrijwilligerswerk, gemeente Wageningen. Met deze taak vervul je een schakelrol binnen WAAG.

Organiseren van feesten en andere verenigingsactiviteiten (6): WAAG heeft een vaste traditie in feesten (overigens abrupt onderbroken door Corona). Het voorjaarsfeest in maart/april, het novemberfeest. Daarnaast is er de jaarlijkse muziekuitvoering door de Harmonie (coördinatie door Chris) en het vrijwilligersuitje in september. Er liggen globale draaiboeken per feest hoe en wat er moet gebeuren. In de praktijk moet geregeld worden: uitnodiging, aanmelding, bij het voorjaarsfeest dat samen met de Rotary Bergpoort wordt georganiseerd, is er ook het vervoer, de maaltijden, versiering van de zaal, muziek, alles samengevat: het programma. Deze activiteit leent zich prima voor meerdere vrijwilligers.

Coördinatie van de verenigingsactiviteiten en externe vertegenwoordiging (7): als sluitstuk in het rijtje maar wel essentieel. Zo gaat het om afstemming bij de uitvoering van alle taken die hierboven zijn genoemd, het plannen en uitvoeren van de verenigingsactiviteiten, de zorgvuldigheid bij de besluitvorming bij onderwerpen op de agenda van de Algemene Leden Vergadering. Binnen de vereniging/club zijn er de bijeenkomsten van het bestuur.  De voorzitter vertegenwoordigt de club naar buiten.

Nadere toelichting op de genoemde taken en benodigde ondersteuning

Algemeen: De taken zijn als min of meer logische modules opgezet: ze kunnen nog worden opgesplitst en eventueel ook worden gekoppeld. Dat is afhankelijk van persoonlijke voorkeur en mogelijkheden en eventuele wens om taken samen te doen. In principe is alles bespreekbaar.

Per taak/ module: 

  1. Interne communicatie: voor alle taken is een invulling nodig. Vind je het leuk contacten te onderhouden en schrikt elektronisch berichtenverkeer je niet af dan is dit mogelijk iets voor jou. Taken als het ophalen van post kan gedeeld worden met een ander. Gemiddelde tijdsbesteding, exclusief de vakantieperioden: 3 uur per week.
  1. P.R, website en sociale media: deze taak is recent voor een deel overgenomen door een nieuwe vrijwilliger en wordt nog begeleid door een vrijwilliger/ oud bestuurslid. Aanvulling met een tweede persoon is welkom en gewenst. Gemiddelde tijdsbesteding, exclusief de vakantieperioden: 1 à 2 uur per week.
  1. Financiën: deze taak is op korte termijn vacant aangezien de huidige penningmeester zijn termijn in 2021 beëindigt. Vind je het leuk een extra huishoudboekje te beheren dan is dit misschien iets voor jou. Eventueel kan de fondsenwerving als een onderdeel door een tweede persoon plaatsvinden  De huidige penningmeester kan je snel wegwijs maken. Gemiddelde tijdsbesteding, exclusief de vakantieperioden: 3 uur per week.
  1. Ledenadministratie: deze taak is vorig jaar overgenomen door Suus (vrijwilliger bij het dinsdagzwemmen) als opvolger van Raymond. Zij neemt deel aan het bestuur. Deze essentiële taak vraagt dringend om extra inzet temeer omdat Suus het bestuur op niet al te lange termijn gaat verlaten. Gemiddelde tijdsbesteding, exclusief de vakantieperioden: 1 à 2 uur per week.
  1. Werving vrijwilligers: deze taak wordt nu door de voorzitter gedaan maar kan prima apart worden gedaan door iemand die het leuk vindt anderen in te lichten over het vrijwilligerswerk bij WAAG. Daarnaast is het in contact brengen met de coördinator van de beoogde groep een actie en het oppakken van signalen via de postbus. Gemiddelde tijdsbesteding, exclusief de vakantieperioden: 1 uur per week. 
  1. Organiseren van feesten en andere verenigingsactiviteiten: het zou fijn zijn als zich 3 mensen zouden melden om samen de werkzaamheden te verdelen die een feest tot een succes maken.  Gemiddelde tijdsbesteding tijdens de 2 maanden van voorbereiding: 2 uur per week.
  1. Coördinatie van bestuurstaken en externe vertegenwoordiging: deze taak was vacant maar heeft in de persoon van Henri van Eck een beoogd opvolger. Gemiddelde tijdsbesteding, exclusief de vakantieperioden: 2 à 3 uur per week.

Hoe te reageren

Geweldig als je je aanmeldt om een verenigingsstaak te vervullen. Het maakt niet uit of het een grote of een kleine taak is. Ieder aanbod is welkom.  Ook als je meer informatie wilt hebben, laat maar weten. Je kunt ons bereiken via de mail (info@sportclubwaag.nl) of telefonisch (zie de onderstaande nummers)

De start van het bestuur nieuwe stijl zal zijn in mei 2021. 

Voor inlichtingen:

Bram van den Ende, voorzitter (0625072852)

Loes Laport, algemeen bestuurslid (0646461257)

Wim van Diermen, penningmeester (0610746563

Suus Stelwagen, ledenadministratie (0626834259)